Tenere le mail sempre sotto controllo, ecco come faccio io!

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La più grande resistenza alla produttività non è la fatica, bensì l’attimo in cui decidi di prendere il controllo. – David Allen

Splende il sole nella mia casella di posta elettronica! Oggi ti racconterò come tenere sempre sotto controllo la tua casella di posta elettronica. Il metodo che seguo ormai da anni è quello proposto da David Allen, i suoi suggerimenti mi hanno portato ad attuare un vero e proprio cambiamento profondo nella gestione delle mie mail.

Da quando il mio lavoro si compone di una società di formazione e consulenza aziendale, un’agenzia di stile e il mio lavoro di coach che ogni giorno allarga i suoi confini, il flusso di messaggi ed e-mail con i quali devo interagire è diventata davvero impegnativo.

Ho imparato sulla mia pelle che ogni volta che si perde il controllo sulla posta elettronica tornare a una situazione di efficenza ed efficacia non è per nulla facile. Questo mi ha portato a capire che avere un approccio sistematico e organizzato è fondamentale per eliminare fonti di stress inutili.

Se fai parte di quel ristretto numero di persone che non sgrana gli occhi davanti alla propria casella di posta, increduli dalla quantità di mail accumulate, che sia perché riesci a gestire in modo rapido e costante la tua corrispondenza o perché ricevi poca posta, allora questo articolo non fa per te e ti sarei davvero grata se volessi condividere qui sotto, nei commenti, con noi, la tua metodologia, in modo che tutti possiamo farne tesoro.

Se invece fai parte di quella schiera di eroi che ogni giorno deve fare i conti con centinaia se non migliaia (so che migliaia sembra esagerato ma ho conosciuto imprenditori proprio in questa situazione) messaggi di posta elettronica allora questo lungo ma utile articolo fa al caso tuo!

La casella di posta elettronica è paragonabile a un semplice contenitore in cui raccogliere le comunicazioni in entrata prima che queste vengano elaborate e organizzate. Il problema si presenta quando la usi per “parcheggiare” comunicazioni che restano in attesa di essere elabortate, di cui rimando la lettura o delle quali non stai prendendo una decisione in merito a cosa farne.

Tornando a ricordarci che la casella di posta elettronica non è altro che un semplice raccoglitore, dobbiamo svuotarlo regolarmentre perchè rimanga funzionale al massimo.

Quando ti parlo di “svuotare la casella di posta” intendo che devi prendere decisioni su ognuna e riorganizzarle in modo funzionale e non cestinarle tutte insisme presi da un momento di sconforto profondo.

Nel libro “Detto, Fatto!”, David Allen ci spiega che la stessa metodologia che si applica alle mail può essere ripetuta per tutti i contenitore di materiale in entrata di cui ci circondiamo: posta cartacea, segreteria telefonica, messaggi whatsapp, LinkedIn…

Come con tutti gli obiettivi molto grandi, guardare la nostra casella di posta così com’è oggi e immaginare di portarla a zero può essere scoraggiante. Ma non puoi neanche lasciare che la situazione continui a essere quella odierna.

Vediamo da dove iniziare!

In questi anni di consulenza in azienda ho visto centinaia di modi diversi che le persone con cui ho collaborato hanno ideato per gestire le loro mail, alcune molto funzionali, altre decisamente creative se non addirittura divertenti.

In questo articolo di voglio proporre il metodo di David Allen che, come ti ho detto, trovo davvero efficace e che attuo da tempo e mi permette di avere sempre le mie 3 caselle di posta in perfetto ordine!

  1. Butta la spazzatura! Quanti giorni lasci che il tuo sacchetto della spazzatura di casa troneggi lì in bella mostra pieno e destinato solo al cassonetto ma non lo butti? Ecco, appunto! Con le mail devi fare la stessa cosa. Quando una cosa sai già che non ti interessa clicca il cestino e buttala subito. Il problema delle mail è che occupano spazio virtuale ed è molto più semplice lasciarle lì pensando “poi le butto con calma”. Forse non lo sai ma tutte quelle singole mail che non stai buttando il tuo cervello le considera dei “clicli aperti”, cose che devi portare a termine e che, proprio come un file aperto sul computer occupa spazio, psichico in questo caso, e ci rallenta, oltre che stressarci in modo impercettibile ma continuo. Quello che dobbiamo fare è eliminare tutta la posta di cui non abbiamo bisogno e farlo subito, appena si presenta sulla nostra strada. Se ti trovi nella situazione di aver accumulato e-mail di ogni tipo nella tua casella di posta la prima cosa che devi fare è buttare tutta la spazzatura presente.
  2. Il secondo passo è creare un sistema di archiviazione semplice per le comunicazioni che vuoi archiviare perché potrebbero servirti in futuro. Crea delle sotto cartelle nella barra della “posta in arrivo” e sposta lì le mail divise per categorie assegnando a ognuna dei nomi che rendano facile la ricerca in un secondo momento. Quando crei le cartelle cerca di essere molto specifico, in modo da evitare che ogni cartella contenga più di cento mail. Un modo molto semplice, soprattutto nella ricerca, è usare una semplice lista in ordine alfabetico che sia per argomento, progetto, collaborazione…
  3. Ecco un MUST di Allen: porta subito a termine le azioni che richiedono 2 minuti o meno! La regola dei 2 minuti è alla base di una gestione efficente della posta elettronica. Appena ricevi una mail o c’è un’azione che si può portare a termine in meno di 120 secondi allora affrontatela subito, appena ti si presenta; ti ci vorrà più tempo a leggerla la prima volta, posticiparla, rileggerla e fare quello che è necessario che non portarla subito a termine quando ti ci imbatti la prima volta.
  4. Adesso è arrivato il mometo di organizzare le mail che richiedono azioni più lunghe di 2 minuti ed eventuali follow-up! Tra queste ci sono le mail che richiedono una tua attenzione maggiore di 120 secondi e quelle che necessitano l’intervento di qualcun altro. Il mio consiglio (e di Allen) è di creare due cartelle: “Azione” e “Attesa” e archiviare le mail di conseguenza. Posiziona queste cartelle all’inizio della lista, ti basterà mettere “01” e “02” davanti al loro nome e sposta al loro interno tutte le mail che sono rimaste in “posta in arrivo”.

Adesso che la cartella della posta in arrivo è vuota, ti accorgerai di provere una piacevole sensazione di leggerezza e sollievo, vedrai, ti sentirai benissimo.

Siamo ora alla parte che richiede più impegno e costanza: devi rivedere con frequenza almeno settimanale la cartella contenente le mail che prevedono un’azione. Il problema, infatti, sarà “lontano dagli occhi, lontano dal cuore”, quindi se non ti imporrai delle revisioni regolari l’aumento di posta in questa cartella inizierà a stressarti e sarai al punto di partenza.

Diversi professionisti mi hanno detto che tengono le mail nella casella di posta in arrivo così, avendola sempre davanti agli occhi, non possono dimenticarsene, ma questo sistema operativo, alla lunga porta il nostro cervello ad abituarsi a quella vista e fa svanire l’effetto “promemoria” iniziale. È molto più efficace valutare subito il tipo di lavoro che quella mail necessita e postarla in un unico posto predefinito. 

Un’ultima cosa importante: tutto questo richiede tempo, energia mentale e attenzione. Non potrai tenere sotto controllo le e-mail se non gli dedichi il tempo e le risorse personali necessarie. Io, ad esempio, dedico alle mail e ai lavori che da queste ne derivano circa 2 ore tra le 8:00 e le 10.00, tutti i giorni.

Questa organizzazione ti permetterà di compiere il primo passo verso una gestione più efficace della tua posta in entrata, ti consiglio però di abbinare a questa procedura un metodo altrettando efficace per gestire i tuoi lavori e progetti. Ti riporto qui di seguito lo schema che uso io, ispirato sempre da David Allen, che mi aiuta a smistare al meglio i compiti della giornata.

Detto, fatto! David Allen

Ti auguro buon lavoro e se vuoi migliorare la tua efficacia e produttività contattami in privato e ne parliamo volentieri!

A presto

Elisa

2 commenti su “Tenere le mail sempre sotto controllo, ecco come faccio io!”

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